Розбір документа#

Форма показує результат розпізнавання тексту скану чи фото первинного документа постачальника (накладної або рахунку). Тут можна перевірити розпізнане, уточнити номенклатуру, постачальника, склад і ПДВ, а потім створити документ у базі.

Форма відкривається з чату асистента посиланням «Відкрити розбір» у повідомленні про розпізнаний файл, а також зі списку «Вхідні документи» (документи, передані бухгалтеру з Telegram).

Як працювати#

Перевірка і створення документа#

Перегляньте рядок над сумами: назву, номер і дату документа, як їх розпізнано.
Прочитайте рядок перевірок. «Перевірки розпізнаного: усі пройдено» означає, що розбіжностей не знайдено. Якщо написано «Перевірте уважно — не зійшлося: …», звірте названі місця (наприклад, «кількість × ціна ≠ сума рядка», «підсумки документа», «код ЄДРПОУ/РНОКПП») з паперовим документом. Щоб переглянути сам файл, натисніть Оригінал.
Перевірте поле ПДВ у сумі?. Якщо воно порожнє (підказка «не визначено — оберіть»), оберіть «ПДВ у сумі», «ПДВ зверху» або «Без ПДВ». ПДВ рядків і суми вгорі перераховуються автоматично.
За потреби оберіть Ставку ПДВ (20%, 14%, 7%, 0%). Обрана ставка застосовується до всіх рядків. Якщо рядки мають різні ставки, поле лишається порожнім, а кожен рядок зберігає свою.
У полі Створити документ оберіть вид: «Прибуткова накладна» або «Вхідний рахунок постачальника».
Перевірте Постачальника. Позначка «✓» означає, що контрагента знайдено в базі. Напис «+ Створити: назва (ЄДРПОУ …)» означає, що буде створено нового контрагента. Щоб вказати наявного, натисніть Обрати… поруч.
Якщо у формі є поле Склад, перевірте його. Типово підставляється основний склад користувача; інший можна обрати кнопкою Обрати….
Пройдіть таблицю рядків і перевірте колонку Оцінка:
- «✓ Знайдено» — номенклатуру в базі знайдено автоматично;
- «? Оберіть» — знайдено кілька схожих позицій, оберіть потрібну;
- «+ Створити» — схожої позиції немає, буде створено нову;
- «✓ Обрано» — позицію обрали ви.
Натисніть Виконати. Документ створюється й відкривається, форма закривається. З'являється сповіщення «Створено: …» з позначкою «(проведено)» або «(не проведено)» і, за наявності, попередженнями.

Вибір номенклатури в рядку#

Станьте на рядок і натисніть кнопку вибору в колонці Номенклатура в базі.
Якщо є схожі позиції, з'явиться меню з ними, а також пункти «Інший…» (відкрити довідник номенклатури) і «Створити новий». Якщо схожих немає, одразу відкривається довідник.
Щоб скасувати вибір, очистіть поле. Рядок отримає оцінку «? Оберіть» або «+ Створити».

Відмова від документа#

Натисніть Відхилити і підтвердьте питання «Відхилити розбір? Документ не буде створено.».
Розбір позначається відхиленим, форма закривається, а в списку «Вхідні документи» він більше не показується.

Поля і кнопки#

Шапка#

Рядок заголовка — назва, номер і дата документа з розпізнаного тексту (прочерк, якщо не прочитано).
Сума з ПДВ, ПДВ, Сума без ПДВ — підсумки документа; лише для перегляду, перераховуються при зміні ПДВ.
ПДВ у сумі? — як нараховано ПДВ: у сумі рядків, зверху чи без ПДВ.
Ставка ПДВ — ставка для всіх рядків документа (підказка «різні / оберіть», якщо в рядках різні ставки).
Створити документ — вид документа, який буде створено.
Постачальник і кнопка Обрати… — контрагент документа та вибір його з довідника.
Склад і кнопка Обрати… — склад, на який оприбутковується документ. Показується лише для тих видів документів, де склад потрібен. Вибір обмежено так само, як у самому документі.
Рядок перевірок — результат автоматичних перевірок розпізнаного.
Рядок попереджень — важливі повідомлення: можливий повтор документа, помилки зв'язку із сервером асистента тощо.

Таблиця рядків#

№, Назва в документі, Кількість, Ціна, Сума — дані рядка, як їх розпізнано; не редагуються.
ПДВ (ставка) і ПДВ (сума) — ставка й сума ПДВ рядка. Прочерк замість ставки означає, що її не визначено.
Оцінка — стан зіставлення рядка з номенклатурою бази.
Номенклатура в базі — позиція довідника, яка потрапить у документ.
Створити — позначка «створити нову позицію номенклатури» для цього рядка. Встановлення позначки скидає обрану позицію.

Кнопки#

Виконати — зберегти ваші рішення і створити документ.
Оригінал — відкрити файл, з якого розпізнано документ, у програмі перегляду на комп'ютері.
Відхилити — відмовитися від створення документа за цим розбором.
Закрити — закрити форму без створення документа.

Типові питання#

Натискаю «Виконати», а з'являється «Оберіть номенклатуру або позначте «Створити» в рядках: …». Що робити?
У перелічених рядках позицію не обрано. Оберіть номенклатуру з довідника або встановіть позначку «Створити».

З'являється «Не в усіх рядках відома ставка ПДВ — оберіть ставку документа».
У деяких рядках ставку не розпізнано (прочерк). Оберіть значення в полі «Ставка ПДВ» — воно застосується до всіх рядків. Якщо документ без ПДВ, оберіть у полі «ПДВ у сумі?» значення «Без ПДВ».

Кнопка «Виконати» недоступна. Чому?
Розбір відхилено, не вдалося отримати його із сервера асистента, або для вашої конфігурації ще немає правил заповнення («Для цієї конфігурації рецепта заповнення ще немає — документ створити не можна»). Причину видно в рядку попереджень.

Що означає «Схожий документ цього постачальника вже є в базі»?
Такий документ від цього постачальника, ймовірно, вже внесено. Перевірте, чи це не повтор. Якщо документ справді вже є, створення буде зупинено з повідомленням «Цей документ постачальника вже створено: …».

Документ створено, але «не проведено». Чому?
Проведення виконується окремо від створення і лише тоді, коли це передбачено налаштуваннями асистента; для документів зі списку «Вхідні документи» проведення не виконується. Якщо проведення не вдалося, документ лишається записаним, а причину видно в сповіщенні. Перевірте документ і проведіть його самостійно.

«Оригінал недоступний: сервер зберігає файл обмежений час».
Файл зберігається на сервері асистента обмежений час, і цей строк минув. Скористайтеся паперовим документом або надішліть файл повторно.